BUKU BESAR

MEMPROSES BUKU BESAR

(KK 119.05)

1.      Mempersiapkan Pengelolaan Buku Besar

A.    Pengertian dan fungsi buku besar

Buku besar adalah kumpulan akun-akun yang disusun sedemikian rupa sehingga ketika diperlukan akan mudah ditemukan.

Akun-akun buku besar dapat digolongkan sebagai berikut:

a. Akun permanen/rill adalah akun yang saldonya akan berlanjut dari satu periode ke periode berikutnya dan pelaporannya berbentuk neraca. Seperti akun aktiva, kewajiban dan ekuitas.

b. Akun nominal adalah akun yang saldonya akan berakhir dalam satu periode dan pelaporannya berbentuk laporan laba/rugi. Seperti akun pendapatan dan beban.

Buku besar berfungsi sebagai:

-          Untuk meringkas data transaksi yang telah dicatat dalam jurnal.

-          Sebagai wadah untuk menggolongkan data keuangan dan mengetahui jumlah atau keadaan rekening yang telah terjadi.

-          Sebagai dasar penggolongan transaksi  yang telah dicatat dalam jurnal.

-          Sebagai data dan sumber informasi untuk menyusun laporan keuangan.

B.      Peralatan yang dibutuhkan untuk pengelolaan buku besar.

a. Persiapan alat tulis dan alat hitung

b. Siapkan jurnal umum maupun jurnal khusus beserta rekapitulasi jurnal

c. Buku besar yang diperlukan untuk melakukan posting dari jurnal

d. Bukti-bukti transaksi bila diperlukan.

Dalam praktek akuntansi di lapangan, apabila perusahaan hanya menggunakan satu buku besar belum dapat memberikan catatan yang terperinci mengenai akun-akun tertentu. Oleh karena itu agar perusahaan dapat memberikan data akun yang lebih rinci maka diperlukan buku pembantu.

Dari bagan siklus akuntansi di dibawah ini, Anda dapat memahami betapa eratnya hubungan antara buku besar dengan buku besar pembantu tersebut.

                 

                                                                                                                                                                                       

Bentuk Buku Besar :

1.  Bentuk Dua Kolom (skontro) ada 2 macam :

a. Bentuk T (T account)

Merupakan bentuk yang paling sederhana, menyerupai huruf T, mempunyai dua sisi yaitu sisi debet dan sisi kredit

b.  Bentuk T disempurnakan (bentuk dua kolom)

Bentuk ini merupakan penyempurnaan dari akun bentuk T, sisi debet dan sisi kredit. Bentuknya sebagai berikut :

Tgl		Keterangan	Ref	Debet	Tgl		Keterangan	Ref	Kredit

Keterangan

• Nama (judul) akun ditulis di tengah atas.
• Setiap akun diberi nomor kode menurut sistem penomoran yang digunakan. Sisi kiri disebut sisi debet dan sisi kanan disebut sisi kredit.
• Kolom tanggal diisi dengan tanggal terjadinya transaksi atau tanggal pemindahbukuan (posting)
• Kolom referens (Ref) diisi dengan nomor halaman buku dari mana data yang bersangkutan dipindahkan. Berguna untuk memudahkan penelusuran data jika terjadi kesalahan pencatatan.
• Kolom DEBET diisi dengan jumlah yang harus didebetkan sesuai dengan bukti transaksi. Jika pemindahbukuan dilakukan secara periodik dalarn kolom debet dicatat jumlah kolektif dari beberapa transaksi yang serupa. Demikian pula untuk kolom KREDIT.

Dalam penggunaan akun bentuk dua kolom, untuk mengetahui saldo suatu akun sisi debet dan sisi kredit masing-masing harus dijumlahkan lebih dahulu. Apabila jumlah sisi debet lebih besar daripada jumlah sisi kredit, selisihnya disebut saldo debet. Apabila jumlah sisi kredit lebih besar daripada jumlah sisi debet, selisihnya disebut saldo kredit.

2. Akun bentuk Stafel ada dua macam :

a. Bentuk Tiga Kolom

Tanggal		Keterangan	Ref	Debet	Kredit	D/K	Saldo

Cara pengisian akun bentuk tiga kolom pada dasarnya tidak berbeda dengan pengisian akun bentuk dua kolom. Dalam akun bentuk tiga kolom setiap terjadi pencatatan baik di kolom debet maupun di kolom kredit, harus diikuti dengan pencatatan saldo. Dengan demikian saldo tiap akun setiap saat dapat diketahui tanpa harus menghitung lebih dulu jumlah sisi debet dan sisi kredit.

b. Bentuk Empat Kolom

Tanggal		Keterangan	Ref	Debet	Kredit	Saldo
						Debet	Kredit

Pengisian akun bentuk empat kolom tidak berbeda dengan akun tiga kolom, setiap terjadi pencatatan dalam suatu akun harus diikuti dengan pencatat saldo. Perbedaan terletak pada penampilan saldo. Dalam penggunaan akun bentuk empat kolom saldo suatu akun lebih jelas ditampilkan, artinya akan tampak apakah saldo debet atau saldo kredit. Walaupun dalam akuntansi sebenarnya saldo normal setiap akun sudah dapat dipastikan. Misalnya akun-akun aktiva dalam keadaan normal tidak mungkin bersaldo kredit.

Langkah-langkah Posting Jurnal ke akun Buku Besar :s

1.      Mencatat saldo awal dari data neraca awal (jika perusahaan sudah berdiri sebelum periode bersangkutan).

2.      Mencatat tanggal terjadinya transaksi yang diambil dari tanggal terjadinya transaksi pada jurnal, ke kolom tanggal akun buku besar yang bersangkutan.

3.      Mencatat keterangan yang diambil dari keterangan/uraian jurnal ke kolom keterangan akun buku besar, yang bersangkutan.

4.      Mencatat jumlah Debit jurnal ke kolom debit akun buku besar yang bersangkutan dan mencatat jumlah kredit jurnal ke kolom kredit akun buku besar yang bersangkutan.

5.      Mencatat nomor halaman jurnal ke kolom referensi (Ref) akun buku besar yang bersangkutan.

6.      Jika akun dalam jurnal sudah dibukukan kedalam akun buku besar, maka dikolom referensi (Ref) jurnal dicatat nomor kode akun yang bersangkutan.

7.      Jika menggunakan akun buku besar berbentuk tiga (3) atau empat (4) kolom, maka carilah saldonya dengan cara membandingkan antara saldo debit dengan kredit transaksi sebelum dimasuki oleh periode baru.

Pencatatan debit akan menambah saldo debit atau mengurangi saldo kredit. Sedangkan pencatatan kredit akan menambah saldo kredit atau mengurangi saldo debit.

Buku Besar Pembantu (Subsidiary Ledger)

Adalah kumpulan akun-akun yang memberikan rincian kepada akun buku besar. Fungsi buku besar pembantu adalah memberikan rincian kepada akun buku besar. Buku besar pembantu terdiri dari:

1.      Buku Besar Pembantu Piutang

Buku besar pembantu ini berfungsi untuk mencatat rincian piutang perusahaan kepada masing-masing langganan (debitur).

2.      Buku Besar Pembantu Hutang

  Buku besar pembantu utang, berfungsi untuk mencatat perincian utang perusahaan kepada masing-masing kreditur.

2.Membukukan Jurnal ke Buku Besar (Posting)

Kode Akun

Penentuan klasifikasi rekening selalu diikuti pengkodeannya. Kode akun bermanfaat dalam hal pengarsipan (memyimpan dan mengambil kembali). Dalam hal ini petugas tidak perlu mengingat nama, melainkan cukup kodenya saja yang sudah disusun dengan sistematika tertentu.

Beberapa jenis sistem pemberian kode akun adalah sebagai berikut :

1.      Sistem Numerical

Sistem numerical adalah cara pemberian akun dengan menggunakan nomor (angka). Pemberian nomor sebaiknya berurut agar mudah diingat dan mudah dimengerti hubungan yang satu dengan yang lain.

Sistem numerical ini terbagi atas :

a.       Kode Kelompok

Kode kelompok yaitu cara pemberian kode akun dengan memberikan angka tertentu pada kelompok golongan dan jenis akun. Jika akun diberi kode tiga kelompok, angka pertama menujukkan kelompok angka kedua menunjukkan golongan, dan angka ketiga menunjukkan jenis akun.

                                          x          x          x         

Kelompok akun

Golongan akun

Jenis akun

Contoh :

Kas            111

Angka pertama artinya kelompok aktiva

Angka kedua artinya golongan aktiva lancar

Angka ketiga artinya jenis akun kas

                        Masing-masing kelompok dapat dibagi dalam beberapa golongan, misalnya kelompok aktiva, dibagi menjadi aktiva lancar dan aktiva tidak lancar / tetap.

b.      Kode blok

Kode blok yaitu cara pemberian kode rekening dengan menyediakn satu blok angka untuk setiap kelompok rekening. Pada penyusunan kode akun dengan metode blok, angka tertentu dicadangkan untuk klasifikasi tertentu. Misalkan dari akun-akun, dibuat blok-blok sebagai berikut :

01 s/d 20               aktiva lancar

21 s/d 25               investasi jangka panjang

26 s/d 30               aktiva tetap

31 s/d 35               utang lancar

36 s/d 40               utang jangka panjang

41 s/d 45               modal

46 s/d 50               pendapatan

51 s/d 60               beban-beban

No Kode	Nama Akun
1	Kas
2	Piutang
21	Investasi Saham PT. X
22	Investasi Saham PT. A
26	Tanah
27	Gedung
31	Utang dagang
36	Utang bank
41	Modal Saham
46	Penjualan
47	potongan penjualan
51	Beban penjualan
52	Beban adm dan umum

2.      Sistem desimal

Sistem desimal adalah pemberian kode rekening dengan menggunakan angka 10 unit dari 0 sampai 9. Masing-masing angka/digit menunjukkan kelompok, golongan, dan jenis rekening.

Rekening dibagi dalam 10 rubrik. Tiap rubrik dibagi menjadi 10 golongan dan tiap golongan dibagi menjadi 10 rekening.

            Contoh :

1                    = harta

1.0              = Harta lancar

1.0.1        = kas

1.0.2        = piutang dagang

1.2       = Harta tetap

1.2.1        = tanah

1.2.2        = kendaraan

5          = Biaya/beban

5.0       = Biaya penjualan

5.0.1    = biaya gaji salesman

5.0.2    = biaya iklan

3.      Sistem Memonic

Sistem memonic adalah pemberian kode akun dengan menggunakan simbol kelompok dan singkatan huruf awal dari akun yang bersangkutan.

Contoh :

Nama Akun                                                     Kode

Aktiva lancar                                                   AL.

            Kas                                                      Al. K.

            Piutang dagang                                   Al. PD

            Surat berharga                                     Al. SB

Hutang Lancar                                                            UL.

            Hutang wesel                                      Ul. UW

            Hutang dagang                                   Ul. UD

Pendapatan                                                     P

            Pendapatan Jasa                                  P.J

            Pendapatan komisi                              P.K

            Penjualan                                             P.Pjl.

4.      Sistem Kombinasi Huruf  dan Angka

Sistem kombinasi huruf dan angka yaitu pemberian kode akun dengan menggunakan kombinasi huruf dan angka. Huruf menunjukkan kelompok dan angka menunjukkan golongan jenis akun.

Contoh :

Kas                                          A   0   1

Piutang usaha                          A   0   2

Kelompok aktiva

Golongan A. Lancar

Jenis akun

Hutang usaha                                              B   0    1

Kelompok Hutang

Golongan H. Jangaka pendek

Jenis akun

MEMBUKUKAN ANGKA DARI JURNAL KE BUKU BESAR

Pemindahan angka-angka dari dari jurnal ke buku besar (memindahkan jumlah angka dalam kolom debit atau kredit dari jurnal ke buku besar) disebut posting. Dalam melakukan posting buku besar, diutamakan asas berpasangan yang seimbang. Posting dari jurnal khusus dilakukan sebulan sekali yaitu setiap akhir bulan. Yang diposting angka jumlah dari tiap-tiap akun dan diberi tanggal akhir bulan yang bersangkutan, kecuali akun-akun dalam kolom serba serbi diposting setiap terjadi transaksi. Posting dari jurnal umum dilakukan setiap tanggal transaksi.

a.       Posting dari Jurnal Umum

Langkah-langkah posting dari jurnal umum adalah sebagai berikut:

1.      catat tanggal akun buku besar sesuai dengan jurnal

2.      catat angka jumlah debit jurnal ke debet akun buku besar dan catat angka jumlah kredit jurnal ke kredit akun buku besar

3.      catat nomor halaman jurnal ke dalam kolom referensi jurnal

4.      catat nomor kode akun yang bersangkutan ke kolom referensi jurnal

Kesamaan jumlah debit dan kredit belum menunjukkan jaminan kebenaran catatan. Oleh karena itu, harus dilakukan pencocokan saldo akun dalam buku besar dengan buku pembantu.

b.      Posting dari Jurnal Khusus

Langkah-langkah posting dari jurnal khusus adalah sebagai berikut:

1.      jumlahkan angka dalam setiap kolom untuk masing-masing akun dan angka dalam kolom serba-serbi

2.      masukkan angka jumlah akun dalam jurnal khusus debet ke akun buku besar debet dan angka jumlah kredit ke akun buku besar kredit pada akhir bulan.

3.      untuk akun dalam kolom serba-serbi yang di-posting bukanlah angka jumlah tetapi angka-angka akun

4.      untuk akun dalam kolom serba-serbi yang telah diposting, dibawah angka jumlah diberi tanda centang (√)

Cara Memindahbukukan Jurnal Khusus ke dalam Buku Besar

Proses pemindah bukuan dari jurnal khusus ke dalam buku besar utama perlu diperhatikan langkah-langkah sebagai berikut:

1. sediakan jumlah akun yang diperlukan;
2. jumlahkan jurnal khusus kemudian tutup dengan memberi garis ganda pada jumlah;
3. membuat rekapitulasi jurnal khusus dengan mengumpulkan akun yang di debet dan akun yang di kredit;
4. siapkan blanko dari akun-akun yang digunakan yang berhubungan dengan jurnal khusus;
5. pindahkan angka-angka yang ada pada akun rekapitulasi ke akun-akun yang bersangkutan;
6. setelah di posting/dipindahkan di bawah kolom jurnal khusus di beri nomor kode perkiraan buku besar, sedangkan di bawah kolom serba-serbi di beri tanda cek () yang berarti jumlah tersebut telah dibukukan;
7. kolom Ref pada jurnal khusus di isi dengan tanda cek (), sedangkan kolom Ref pada kolom serba-serbi di beri nomor kode perkiraan, berarti jumlah tersebut sudah dicatat dalam buku pembantu;
8. kolom Ref pada perkiraan buku besar diisi dari halaman jurnal khusus.

Bentuk Buku Besar

Bentuk buku besar yang sering dipakai adalah bentuk 4 kolom, karena dengan bentuk 4 kolom ini setiap kali transaksi dapat diketahui saldonya, baik saldo debet maupun kredit.

Contoh Buku Besar 4 kolom:

Keterangan:

Nama Perkiraan	:	diisi dengan nama perkiraan
No	:	diisi dengan nomor kode perkiraan
Tgl	:	diisi dengan tanggal pencatatan, biasanya akhir bulan
Keterangan	:	diisi neraca/saldo apabila pemindahan angka dari neracan dan di isi tanda (-) apabila di ambil dari jurnal khusus
Ref	:	diisi dari halaman jurnal khusus. Misal JPB 1 (Jurnal Pembelian hal 1)
Debet	:	mencatat angka sebelah Debet yang diambil dari rekapitulasi sebelah Debet
Kredit	:	mencatat angka sebelah Kredit yang diambil dari rekapitulasi sebelah Kredit
Saldo	:	mencatat selisih atau jumlah dari angka yang ada di Debet dan di Kredit buku besar

Sebagai ilustrasi memindahkan dari rekapitulasi jurnal khusus ke buku besar

JPB1 (Jurnal Pembelian Hal 1)

Keterangan:
- jurnal pembelian di atas setelah diposting ke buku besar
- tanda cek () pada kolom referensi sudah dibukukan ke buku pembantu
- nomor kode (511), (115), (211), (121) di bawah kolom dan Ref serba-serbi artinya jumlah tersebut   sudah diposting ke buku besar. Demikian juga untuk jurnal khusus lainnya.

3.      Melakukan Pencocokan Saldo Akun dalam Buku Besar dengan Buku Pembantu

MENYUSUN DAFTAR  SALDO DARI BUKU BESAR PEMBANTU

Daftar saldo ini disusun dengan tujuan agar memudahkan perusahaan melihat gambaran saldo-saldo setiap buku besar pembantu. Jumlah daftar saldo akan menunjukkan jumlah yang sama dengan buku besar utama. Misalnya buku pembantu utang ada tiga dengan jumlah saldo seluruhnya Rp 5.500.000,00 jumlah tersebut akan sama dengan yang tertera dalam buku besar utang dagang.

Apabila perusahaan ingin mengetahui jumlah piutang dagang cukup membuka buku besar piutang dagang saja. Melainkan apabila ingin melihat rinciannya maka perlu di buka buku besar pembantu satu demi satu. Atau setidaknya melihat daftar saldo piutang.

Jadi sumber pencatatan daftar saldo piutang itu adalah dari buku besar pembantu piutang, yaitu saldo-saldo akhir dalam setiap buku besar pembantu dicatat dalam suatu daftar secara sistematis.

MACAM-MACAM DAFTAR SALDO

Seperti halnya buku pembantu yang telah disajikan dalam kegiatan terdahulu, buku besar pembantu yang lazim digunakan dalam perusahaan dagang terdiri dari buku pembantu utang, piutang dan persediaan. Sehingga daftar saldonya juga terdiri dari; daftar saldo utang, daftar saldo piutang dan daftar saldo persediaan.

MENYUSUN DAFTAR SALDO

a.  Menyusun daftar saldo piutang

Untuk mengetahui jumlah saldo akun-akun buku besar pembantu piutang sama dengan saldo akun piutang dagang sebagai akun buku besar utama, maka disusun secara periode suatu daftar saldo piutang dagang sebagai berikut:

Buku Pembantu Piutang

Nama : Tuan Andy

Jl. Setia 14, Tangerang                                                                       (01)

Tgl	Keterangan	Ref	Debit (Rp)	Kredit (Rp)	Saldo Debit (Rp)
Jan
11			4.200.000		4.200.000
25				500.000	3.700.000
31					3.700.000

Nama : TUAN BUDIARJO

Jl. Kutilang 24, Tangerang                                                                  (02)     

Tgl	Keterangan	Ref	Debit (Rp)	Kredit (Rp)	Saldo Debit (Rp)
Jan
16			2.600.000		2.600.000
22			800.000		3.400.000
31					3.400.000

Nama : Toko ABC

Jl. Sejahtera 18, Sukabumi                                                       (03)

Tgl	Keterangan	Ref	Debit (Rp)	Kredit (Rp)	Saldo Debit (Rp)
Jan
4			400.000		400.000
18			1.800.000		2.200.000
30			300.000		1.900.000
31					1.900.000

NAMA : TUAN RUSDI

Jl. WR. Supratman 12, Bogor                                                  (04)

Tgl	Keterangan	Ref	Debit (Rp)	Kredit (Rp)	Saldo Debit (Rp)
Jan
11			800.000		800.000
20			700.000		1.500.000
31					1.500.000

Sumber pencatatan daftar saldo piutang adalah saldo akhir setiap akun buku besar pembantu yang angkanya dicetak miring dan bergaris bawah. Setelah itu dicatat dalam suatu daftar akan seperti berikut ini!

DAFTAR SALDO PIUTANG DAGANG

Per 31 Januari 200X

No. Urut	Nama Debitur	Jumlah (Rp)
1 2 3 4	Tuan Andy Tuan Budiarjo Toko ABC Tuan Rusdi	3.700.000 3.400.000 1.900.000 1.500.000
	Total	10.500.000

b.   Menyusun Daftar Saldo Utang

Untuk mengetahui jumlah saldo akun-akun buku besar pembantu utang dagang dengan saldo akun buku besar utang dagang sebagai buku besar utama, maka daftar saldo utang juga disusun seperti halnya daftar saldo piutang.

Dapatkah Anda mencoba menyusun daftar saldo utang dari buku besar pembantu utang yang disajikan berikut ini? Perhatikan buku pembantu utang di bawah ini.

Buku Pembantu Utang

Nama : PT. SAMUDERA

Jl. A. Yani 214, Jakarta                                                                 (01)

Tgl	Keterangan	Ref	Debit (Rp)	Kredit (Rp)	Saldo Debit (Rp)
Jan
1			1.200.000		1.200.000
25			500.000		1.700.000
31					1.700.000

Nama : PT. Jaya                                                                                  (02)

Tgl	Keterangan	Ref	Debit (Rp)	Kredit (Rp)	Saldo Debit (Rp)
Jan
6				1.600.000	1.600.000
22			200.000		1.400.000
31					1.400.000

Nama : PT. ABC

Jl. Sejahtera 11, Semarang                                                                  (03)

Tgl	Keterangan	Ref	Debit (Rp)	Kredit (Rp)	Saldo Debit (Rp)
Jan
4				2.000.000	2.000.000
18				200.00	2.200.000
30			600.000		1.600.000
31					1.600.000

Pindahkan ke dalam daftar saldo berikut ini!

DAFTAR SALDO UTANG DAGANG

Per 31 Januari 200X

No. Urut	Nama Kreditur	Jumlah (Rp)
1 2 3	PT. Samudera PT. Jaya PT. ABC	1.700.000 1.400.000 1.600.000
	Total	4.700.000

4.      Menyusun Daftar Saldo Akun dalam Buku Besar

MENYUSUN NERACA SALDO DARI BUKU BESAR

Neraca saldo adalah suatu daftar yang terdiri dari debet dan kredit tempat mencatat secara sistematis saldo setiap akun buku besar. Langkah-langkah menyusun neraca saldo adalah sebagai berikut:

a. menghitung saldo dari buku besar berbentuk scontro

1)   jika kedua sisi terisi semua, maka saldonya merupakan selisih antara jumlah debit dan kredit

Untuk saldo debit, letakkan selisih saldonya dikolom  kredit. Sedangkan untuk saldo kredit, letakkan selisih saldonya dikolom debit.

2)   jika hanya satu sisi saja yang terisi, maka saldonya adalah jumlah itu sendiri

b. menghitung saldo dari buku besar berbentuk stafel

1)   bentuk tiga kolom

Saldo dari buku besar ini adalah angka yang tampak terakhir dan merupakan selisih antara debit dan kredit. Kemudian letakkan saldonya dikolom debit atau kredit karena saldo tidak menjelaskan debit atau kredit.

2)   bentuk empat kolom

Saldonya merupakan angka yang tampak terakhir pada kolom saldo debet atau kredit.

Keterangan:

1.	Nama perusahaan	:	untuk mencatat nama perusahaan
2.	Nama laporan	:	Neraca sisa
3.	Periode	:	periode penutupan buku, misalnya : per 31 Desember 2001
4.	No Akun	:	untuk mencatat nomor kode perkiraan
5.	Nama Akun	:	untuk mencatat nama akun yang terdapat dalam neraca sisa
6.	Debet	:	untuk mencatat saldo Debet yang di ambil dari akun sementara buku besar
7.	Kredit	:	untuk mencatat saldo Kredit yang di ambil dari akun sementara buku besar
8.	Jumlah	:	untuk menjumlahkan angka-angka yang ada di kolom Debet dan angka-angka di kolom Kredit, dan jumlahnya harus seimbang.